Preguntas frecuentes sobre SQF

¿Cómo procedemos para implementar el sistema SQF?

La mayoría de los proveedores de alimentos han implementado alguna forma de programa integral de inocuidad alimentaria y cuentan con experiencia en la preparación para auditorías regulatorias, de calidad y/o de inocuidad e higiene alimentaria. La transición a un sistema SQF resulta mucho más sencilla para aquellos proveedores que ya han implementado las normas ISO o el sistema HACCP, y aún más si han implementado ambos. Una vez informado sobre los requisitos del programa SQF, usted deberá evaluar las opciones de consultoría (si fuera necesario)* y designar a un empleado para que actúe como su “Practicante SQF” (SQF Practitioner), quien será, en esencia, su experto interno en el sistema SQF. De acuerdo con los requisitos de SQF, el Practicante SQF debe ser:

• Un empleado permanente y a tiempo completo, responsable de la gestión integral del sistema SQF;
• Una persona capacitada en HACCP y competente para implementar y mantener los planes HACCP de su empresa; y
• Una persona con conocimientos en SQF y competente para implementar y mantener su sistema SQF.

Una vez que haya realizado un análisis preliminar de brechas (gap analysis) de su sistema actual, deberá proceder a “decir lo que hace” y “hacer lo que dice”. El tiempo y los recursos necesarios para desarrollar e implementar un programa SQF varían en función del estado actual de su programa y del alcance de certificación que usted pretenda lograr.

Perry Johnson Registrars Food Safety Inc. (PJRFSI) comprende que este periodo puede resultar muy estresante y desafiante, especialmente cuando el requisito de certificación surge como un mandato de un cliente o de la empresa matriz. Le recomendamos encarecidamente que establezca una relación con un organismo de certificación antes de completar el proceso de implementación. Al contactar a PJRFSI, le solicitaremos que complete una solicitud y, basándonos en la información que usted proporcione sobre su empresa y su programa, un Gerente de Proyectos le presentará un plan de certificación y una propuesta económica competitivos. Completar este paso del proceso en una etapa temprana resultará de gran ayuda a medida que continúe gestionando el proyecto, especialmente en lo que respecta a la elaboración del presupuesto y la planificación de los plazos. Sin llegar a prestar servicios de consultoría, PJRFSI también puede servirle como línea directa de consulta para responder a cualquier pregunta que surja sobre el proceso de certificación.

*Perry Johnson Registrars Food Safety Inc. no presta servicios de consultoría, ya que hacerlo constituiría un conflicto de intereses. No obstante, PJRFSI mantiene contacto con varias firmas de consultoría SQF de reconocida reputación y puede facilitar un listado de referencias a quien lo solicite.

¿Es obligatoria la realización de una preevaluación?

Las preevaluaciones son opcionales y PJRFSI, como organismo de certificación, no las exige. Sin embargo, los beneficios de una preevaluación —particularmente en el ciclo inicial de certificación— son numerosos, e incluyen:

• centrar su atención en las debilidades de su sistema actual;
• permitirle familiarizarse con un auditor y con el proceso de auditoría; y
• aumentar sus probabilidades generales de aprobar la auditoría de certificación en el primer intento.

La duración asignada a una preevaluación es discrecional. No obstante, PJRFSI suele recomendar que se destine al menos el 60 % del tiempo presupuestado para la auditoría de certificación.

¿Cuál será el costo del proceso de certificación?

PJRFSI sigue las directrices sobre la duración de las auditorías para organismos de certificación proporcionadas por el Instituto SQF. El número total de días requeridos para su auditoría se determinará en función de los siguientes factores principales:

• el número total de sus planes HACCP y la complejidad de sus procesos; y
• el número total de sus empleados y el tamaño de sus instalaciones.

Factores secundarios adicionales, específicos de cada proveedor, podrían requerir algún ajuste —al alza o a la baja— en el tiempo total. Por lo general, las auditorías suman un total de entre 3 y 4 días (se planifica tiempo adicional —habitualmente un día— para la redacción del informe y la gestión de las acciones correctivas). Como organismo de certificación, las tarifas de PJRFSI incluyen: el tiempo de auditoría calculado a una tarifa diaria; una cuota anual de certificación y mantenimiento de expedientes; y los gastos de viaje del auditor, los cuales tienen un tope máximo. El Instituto SQF cobra tarifas adicionales: una cuota anual de registro de proveedor, basada en las ventas brutas del proveedor durante el año anterior; y una pequeña tarifa por la descarga del informe de auditoría. Para realizar la comparación más precisa y equitativa al solicitar presupuestos, PJRFSI recomienda que solicite a cada organismo de certificación un desglose exhaustivo y por adelantado de todas las tarifas previstas.

¿En qué consiste el proceso de certificación?

Una vez que haya firmado un acuerdo de servicios con un organismo de certificación, deberá registrarse como proveedor en la base de datos en línea del SQF. PJRFSI le asistirá con el proceso de registro en caso de ser necesario. La base de datos en línea es la plataforma donde se gestiona toda la actividad de auditoría, incluida la entrega del informe de auditoría, el proceso de acciones correctivas y la publicación de los resultados de la certificación. A continuación —a menos que haya optado por una preevaluación—, su primer paso será programar su auditoría a través de su gestor de programación asignado. Como preparación para su auditoría, deberá completar toda la documentación de su Sistema SQF; PJRFSI le proporcionará una lista de requisitos a modo de guía. Dependiendo de los plazos, la disponibilidad del auditor y otras consideraciones relativas al proveedor, algunas partes de su auditoría podrán llevarse a cabo de forma remota o presencial. En cualquier caso, su auditor le proporcionará un resumen de los resultados al cierre de la auditoría.